В карантин скоро выяснилось, что в условиях санитарных ограничений электронный документооборот не только экономически выгодный и безопасный вариант обмена документами, но, пожалуй, единственный способ удержать бизнес на плаву. В известном смысле эпидемия дала толчок развитию ЭДО.
В пандемию спрос на сервисы электронного документооборота вырос. Так, в первом квартале 2020 только через систему Контур.Диадок передано 78 миллионов документов. «Мы отмечаем прирост на 29% по сравнению с аналогичным периодом 2019 года. Трафик документов на 7% опережает естественный тренд на 2020 год», — констатирует Лидия Урывская, коммерческий директор направления ЭДО в Контуре.
В ЭДО принято выделять две крупные ветви: b2g, то есть обмен электронными документами с госорганами, и b2b, обмен документами с контрагентами.
Первая ветвь ЭДО во многом развивается под требования государства. Если контролирующий орган требует представить регламентированную отчетность, по утвержденной ведомством форме и электронному формату, то выбора у компании нет.
Оператор ЭДО обеспечивает компаниям возможность отчитаться так, как того требует законодательство. Однако эпидемия внесла коррективы в планомерную работу операторов. Перенос сроков сдачи отчетности несколько упростил жизнь компаниям, которые оказались в сложной экономической ситуации. Напротив, операторы находились в состоянии готовности с самого первого дня отчетной кампании. Начало ее, к слову, никто не переносил.
«Это значит, что все формы и форматы нужно было обновить и опробовать к тем же срокам, что и всегда — при том, что процесс сдачи отчетов оказался растянутым по времени. Прежде НДС-отчетность за 1 квартал компании сдавали с 1 апреля по 15 апреля, в этом году — с 1 апреля по 25 мая», — отмечает Артем Прескарьян, руководитель Контур.Экстерна. Сдвинуты и пролонгированы также сроки сдачи бухгалтерской отчетности, деклараций по налогу на прибыль, НДФЛ, налогу на имущество, налогу на УСН. Через систему интернет-отчетности Контур.Экстерн с марта по июнь 2020 прошло 15 694 284 отчетов.
Меры господдержки в виде льготных кредитов и субсидий для пострадавших отраслей в секторе малого бизнеса стали очередным драйвером развития ЭДО и новым вызовом для операторов.
— Подачу электронных заявок на ссуды и субсидии нам удалось наладить менее, чем за две недели. Организации нуждались в помощи «здесь и сейчас», времени на раскачку не было. С 1 мая по 2 июля через сервисы Контура бизнесмены запросили более 17 млрд рублей субсидий. Чтобы упростить компаниям доступ к льготным кредитам на покрытие убытков, мы создали сервис для формирования заявок на ссуды. Банк видит заявку, обрабатывает ее и связывается с компанией для дальнейших действий. При этом возможность ввода заявления за другую организацию полностью исключается.
Приоритет юридически значимого b2b ЭДО также поднялся отчасти благодаря эпидемии. В некоторых организациях нагрузка на сотрудников снизилась, высвободились ресурсы для реализации крупных проектов. Прежде на них не хватало времени из-за высокой операционной занятости, теперь время пришло.
Самым сложным в проектах ЭДО всегда считалась работа с контрагентами, которых требовалось включить в периметр документооборота, зачастую преодолевая сопротивление и нежелание. «Сейчас мы наблюдаем повсеместно, как действующие клиенты сами форсируют настройку все большего числа новых связей. Те, кто прежде обменивался электронными документами с 10-20% контрагентов, теперь инициируют перевод на ЭДО всех остальных. Всем стало ясно, что так бизнес сможет выйти на новый уровень и быстрее наверстать упущенное», — делится Лидия Урывская.
Несмотря на рост расходов, в Контуре решили не повышать тарифы. Акционные предложения для новых клиентов объединили в онлайн-каталог, чтобы поддержать быстрый запуск ЭДО. Такие предложения особенно важны для небольшого бизнеса, которому подключение к электронному обмену документами позволит снизить затраты и удержаться на плаву.
Одна из важных задач оператора ЭДО как партнера, поставщика технологий для бизнеса — сделать работу в своих сервисах максимально комфортной. Чем больше рутинных задач пользователь может реализовать в системах одного разработчика, чем меньше проблем у него окажется, тем выше уровень лояльности, степень доверия оператору в частности и системе ЭДО в целом.
Например, поставщику молочной продукции необходимы системы EDI и ЭДО для обмена с торговыми сетями сообщениями и документами по заказам. Также нужно обеспечить передачу данных в ГИС Меркурий, фискальных данных в налоговую, и, например, сервис для онлайн-факторинга. Поэтому приоритет отдается созданию качественных интеграционных проектов.
— Существует подкрепленное бизнесом мнение, что наибольшую выгоду от применения технологии ЭДО приносит не просто переход на обмен электронными документами с контрагентом или регулятором, а именно возможность вшить эту функциональность в учетный софт. Чем шире возможности для интеграции сервисов компании-разработчика с разными информационными система клиентов, тем ценнее предложение. Потому что такие проекты перестают просто удовлетворять конкретную потребность, а создают экосистему на стороне клиента. И такой бизнес сразу вырывается вперед.
Какие направления ЭДО в сферах b2b и b2g востребованы и будут набирать обороты в ближайшем будущем?
В феврале 2020 Минтранс России запустил эксперимент по внедрению электронной транспортной накладной (ЭТрН) и электронного путевого листа (ЭПЛ) при пассажирских и грузовых автоперевозках. Пилот проводится до 30 октября 2020 года на территории Москвы, Татарстана, Московской, Калужской, Рязанской областей и Краснодарского края. В Минтрансе рассчитывают, что эксперимент ускорит запуск Суперсервиса 22 «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов» — комплексной электронной госуслуги, которая позволит перевести на цифру почти 3 млрд первичных документов, ежегодно оформляемых перевозчиками.
Следующий крупный пласт — кадровый документооборот. Электронные трудовые книжки уверенно отвоевывают жизненное пространство у бумажных. Даже если какая-то часть работников предпочтет сохранить бумажный вариант, для вновь поступающих на работу с 01.01.2021 все сведения о трудовой деятельности будут вестись только в электронном виде.
Число электронных листков нетрудоспособности, введенных только в июле 2017 года, уже к октябрю 2019 преодолело 15-миллионный рубеж. Доля таких больничных продолжает расти во многом и потому, что операторам удалось наладить взаимодействие с Фондом соцстрахования (отвечает за работу с больничными листками и выплату соответствующих пособий), и формировать больничные листки можно непосредственно из программных продуктов.
Проводится эксперимент по переводу в электронный вид остальных кадровых документов: заявлений, трудовых договоров, приказов, инструкций. Правила его проведения закреплены в Федеральном законе от 24.04.2020 № 122-ФЗ. По итогам эксперимента, который продлится до 31 марта 2021 года, будут внесены изменения в Трудовой кодекс. С этого момента электронный кадровый документооборот будет признан на государственном уровне.